請求書をペーパーレス化する方法｜電帳法対応もまとめて進める

「毎月の請求書発行・受取が手間」「電子帳簿保存法への対応が不安」という方へ。請求書のペーパーレス化の手順と、電帳法対応を同時に進める方法を解説します。

ハンコ・FAX全般のペーパーレス化については、こちらの記事も合わせてご覧ください。

請求書ペーパーレス化で解決できること

紙の請求書を続けていると、次のような問題が発生します。

請求書をデジタル化することで、これらの問題をまとめて解決できます。

電子帳簿保存法は、帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。2024年1月からは、メール・クラウドサービス・EDIなど「電子的な方法で受け取った書類」は、電子データのまま保存することが義務になりました。

つまり、取引先からPDFで請求書を受け取った場合、それを印刷して紙で保存することは原則できなくなりました。

電子データとして保存する際には、以下の要件を満たす必要があります。

クラウド請求書サービスを使うと、ブラウザ上で請求書を作成し、PDFをメールで送付できます。紙の印刷・郵送が不要になります。

主なサービス：

※料金は公式サイトでご確認ください。

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すでにfreeeやマネーフォワードなどのクラウド会計を使っている場合、請求書機能がセットになっていることがほとんどです。追加ツールなしで請求書のデジタル化ができます。

現在紙で請求書を受け取っている取引先に、「メールでのPDF送付に切り替えてもらえますか？」と依頼します。多くの取引先が対応してくれます。

どうしても紙での受け取りが続く取引先がいる場合は、受け取った紙をスキャンしてPDFで保存します。電帳法の「スキャナ保存」要件を満たす必要がありますが、多くのクラウド会計がこの要件に対応した機能を持っています。

スキャン保存の主な要件：

電子・紙の両方の請求書をまとめて管理できるサービスもあります。

2023年10月から始まったインボイス制度では、仕入税額控除を受けるために「適格請求書（インボイス）」の保存が必要になりました。

デジタル化された請求書サービスの多くは、インボイス対応（登録番号の記載・確認）の機能を持っています。紙のままだと管理が煩雑になるため、デジタル化と同時にインボイス対応を進めることが効率的です。

まずは「今月発行した請求書を1枚、クラウドサービスで作ってみる」ことから試してみてください。