脱ハンコ・脱FAXの進め方｜中小企業が実践できる手順を解説

「ハンコのために出社が必要」「FAXでしか注文を受け付けてもらえない」という状況はまだ多くの中小企業で続いています。脱ハンコ・脱FAXを進めるための具体的な手順と、取引先への対応方法を解説します。

ハンコ・FAXをやめることで何が変わるか

いずれも「紙と物理的な場所」への依存が根本の問題です。

まず「どの書類に、誰が、どのタイミングで押印しているか」を一覧化します。すべての押印が本当に必要かを見直すことで、意外と不要なものが見つかります。

取引先との契約書・発注書・請書など、相手がいる書類には電子契約サービスを使います。

主なサービス：

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各サービスの料金・機能の詳しい比較はこちらをご覧ください。

電子契約サービスを使うと、書類をPDFで送付し、相手がブラウザ上でサインするだけで契約が完結します。郵送・保管が不要になります。

稟議書・経費精算・休暇申請など、社内のハンコが必要な書類は、ワークフローシステムで電子化できます。

使いやすいサービス：

スマホから申請・承認できるため、外出中や出張中でも業務が止まりません。

物理的なFAX機を使い続けながら、受信をデジタル化する最初のステップです。インターネットFAX（eFax、メッセージPlusなど）を使うと、FAXの内容がPDFでメールに届きます。FAX機を持ち歩かなくてもどこでも確認できます。

FAXでやり取りしている取引先に、メール・Web発注フォームへの切り替えを提案します。最初は抵抗を示す取引先もいますが、「メールでも同じ内容を送れる」と伝えることで対応してもらえることが多いです。

取引先が複数あり、FAXでの受発注量が多い場合は、受発注管理システムの導入が有効です。発注側・受注側両方がWebブラウザから注文・確認・納品管理ができます。

「うちの取引先がFAX・ハンコにこだわっている」という場合の対応です。

まず打診してみる
「電子メールでの対応も可能ですか？」と聞くだけで対応してもらえるケースが多くあります。相手も内心「FAXは面倒」と思っていることがあります。

最初はどちらでも対応できる体制にする
一気に切り替えるのではなく、「FAXでもメールでも対応できます」という形で移行期間を設けると、取引先の抵抗が少なくなります。

大口取引先には個別に説明する
重要な取引先には、電子化のメリット（お互いの手間が減る・書類の保管が楽になる）を説明した上で移行を提案します。

まず「社内の押印一覧を作ること」から始めると、どこから手をつければよいかが見えてきます。

請求書のペーパーレス化と電帳法対応については、こちらの記事でくわしく解説しています。