中小企業のBCP対策｜IT活用で災害・緊急時に備える方法を解説

「大雪や台風のたびに業務が止まってしまう」「コロナのような緊急事態が起きたとき、対応できる自信がない」という経営者の方に向けて、中小企業がITを活用してBCP（事業継続計画）を整備する方法を解説します。

BCPとは？

BCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）とは、災害・感染症・システム障害などの緊急事態が発生したときでも、重要な業務を継続・早期復旧できるよう事前に準備しておく計画のことです。

「うちは小さな会社だから関係ない」と思っている経営者の方も多いですが、中小企業こそBCPが重要です。大企業より人手が少なく、一人の欠員や業務の停止が会社全体に直結するからです。

柱1：クラウドでデータを管理する

パソコンやオフィスの社内サーバーにデータを保管していると、自然災害や機器の故障でデータが失われるリスクがあります。クラウドストレージに移行することで、場所を問わずデータにアクセスでき、データ消失のリスクも大幅に下がります。

柱2：テレワーク環境を整備する

出社できない状況でも業務を継続できるよう、テレワークの仕組みを事前に整えておきます。「いざとなればテレワークできる」という状態を作るためには、普段からテレワークを実施していることが重要です。

柱3：コミュニケーション手段を複数確保する

電話・メールだけでなく、ビジネスチャット・Web会議ツールなど複数のコミュニケーション手段を確保しておきます。緊急時に「連絡が取れない」という事態を防ぐためです。

柱4：定期的なバックアップを行う

データのバックアップは、BCP対策の基本です。クラウドストレージへの自動バックアップ・外付けHDDへの定期バックアップなど、複数の方法でバックアップを取っておきます。

柱5：業務マニュアルをデジタル化する

重要な業務の手順をデジタルマニュアルとして整備しておくことで、担当者が不在でも他のメンバーが対応できます。属人化した業務をなくすことが、緊急時の業務継続につながります。

Step 1：リスクの洗い出し

自社にとって「これが止まったら困る」という重要な業務と、想定されるリスクをリストアップします。

Step 2：優先順位をつけて対策する

すべてのリスクに一度に対応することは難しいので、発生可能性が高く・影響が大きいものから優先して対策します。

Step 3：定期的に訓練・見直しをする

BCPは作って終わりではなく、定期的に実際に試してみることが重要です。年1回テレワークを前提とした業務訓練を実施することをお勧めします。

【緊急時への不安】
「大雪で出社できない社員が出るたびに、その日の業務がほぼ止まってしまう」

テレワーク環境とクラウドデータ管理が整っていれば、出社できなくても業務を継続できます。 普段からテレワークを実施しておくことが最大の備えです。

【データ消失への不安】
「大事なデータがパソコン1台に集中しており、壊れたら全部なくなるのが怖い」

クラウドストレージとバックアップを整備することで、機器が壊れてもデータが守られます。 まずクラウドストレージへの移行から始めましょう。

【属人化への不安】
「特定の社員しかできない業務があり、その人が急に休んだら対応できない」

業務マニュアルのデジタル化と共有で、誰でも一定水準の業務が対応できる体制が作れます。 担当者不在時のリスクを大幅に下げられます。

テレワーク導入の具体的な手順については、テレワーク解説記事もあわせてご覧ください。