クラウドストレージとは？中小企業向けにGoogleドライブ・OneDriveを比較

「社内のファイルをUSBや共有サーバーで管理しているが、テレワーク中にアクセスできなくて困る」「メールでファイルを送り合うのが非効率」という経営者・総務担当の方に向けて、クラウドストレージの基本と主要サービスの比較を解説します。

編集部では、実際にクラウドストレージを導入した中小企業の事例をもとに、「どのサービスが中小企業に向いているか」という視点でこの記事をまとめました。

クラウドストレージとは？

クラウドストレージとは、インターネット上にファイルを保存・管理できるサービスです。パソコンやスマートフォンからアクセスでき、複数人でのファイル共有・共同編集が可能です。USBメモリや社内サーバーと違い、場所を問わずアクセスできる点が最大の特徴です。

クラウドストレージのメリット・デメリット

メリット：場所・端末を問わずファイルにアクセスできる

テレワーク中でも、出先のスマートフォンからでも、必要なファイルにアクセスできます。「あのファイルが自分のパソコンにしか入っていない」という問題がなくなります。また自動バックアップ機能があるため、パソコンが壊れてもデータが失われません。

【編集部より】クラウドストレージ導入前に最も多かった悩みは「担当者が休んだときに必要なファイルが見つからない」という問題です。クラウド化することで、誰でも必要なファイルにアクセスできる環境が整い、属人化の解消にもつながります。

デメリット：インターネット環境が必要・セキュリティ設定が重要

オフライン環境では使えません。また共有設定を誤ると、社外の人にファイルが見えてしまうリスクがあります。アクセス権限の管理を適切に行うことが重要です。

【編集部より】セキュリティ面で最も注意が必要なのは「共有リンクの設定ミス」です。「リンクを知っている全員がアクセス可能」という設定のまま社外に送ってしまうケースがあります。導入時に必ずアクセス権限のルールを決めておくことをおすすめします。

主要3サービスの比較

※料金はすべて目安。プラン・為替・キャンペーンにより変動。最新料金は各公式サイトでご確認ください。

各サービスの特徴

Googleドライブ

GmailやGoogleカレンダーとの連携が強く、Googleドキュメント・スプレッドシートなどを使ったリアルタイム共同編集が得意です。すでにGoogleのサービスを使っている会社に自然に溶け込みます。

【編集部より】Gmailをメインで使っている会社では、Googleドライブが最もスムーズに導入できます。メールの添付ファイルをそのままドライブに保存したり、ドライブのリンクをメールで共有したりする操作が直感的にできるため、ITに不慣れな担当者でも使いこなしやすいのが特徴です。

OneDrive

Word・Excel・PowerPointとの連携が最も優れています。Microsoft 365を契約していれば追加費用なしで使えます。Office製品が業務の中心の会社に向いています。

【編集部より】すでにMicrosoft 365（旧Office 365）を契約している会社は、OneDriveが追加費用なしで使えるため、コスト面で最も有利です。ExcelやWordのファイルをクラウド上で共同編集できる点は、他サービスと比べて操作感がスムーズです。

Dropbox Business

外部の取引先や外注先とのファイル共有が得意です。相手がアカウントを持っていなくてもリンク共有が簡単で、社外との協業が多い会社に向いています。

【編集部より】デザイン会社や制作会社など、社外のパートナーと大容量ファイルをやり取りする機会が多い会社に特に向いています。相手がDropboxアカウントを持っていなくてもリンクを送るだけで共有できる手軽さが、外部との協業をスムーズにします。

選ぶ際のポイント

ポイント１：すでに使っているツールと合わせる

GmailやGoogleカレンダーをよく使うならGoogleドライブ、WordやExcelが中心ならOneDriveが連携面で圧倒的に便利です。新しいツールを覚える手間が省けます。

ポイント２：外部との共有頻度で選ぶ

取引先や外注先とのファイル共有が多い場合は、Dropboxが使いやすいという声があります。相手がアカウントを持っていなくてもリンク共有が簡単です。

【編集部より】迷ったときの判断基準はシンプルです。「社内だけで使うか、社外とも使うか」で選ぶと失敗が少ないです。社内中心ならGoogleドライブかOneDrive、社外との共有が多いならDropboxを検討してください。

こんな状況、心当たりはありませんか？

【メール添付の非効率】

「大きいファイルをメールで送れず、USBに入れて手渡ししている」

クラウドストレージなら共有リンクを送るだけで相手がダウンロードできます。容量制限も気にならなくなります。

【バックアップ不安】

「大事なファイルがパソコン1台にしか入っておらず、壊れたら全部消えてしまうのが怖い」

クラウドストレージは自動バックアップ機能があり、端末が壊れてもデータが守られます。災害対策としても有効です。

【テレワーク対応】

「テレワーク中の社員が『あのファイルにアクセスできない』と毎回連絡してくる」

クラウドストレージに移行すれば、どこからでも同じファイルにアクセスできるようになります。テレワーク推進の土台になります。

まとめ

• クラウドストレージはインターネット上にファイルを保存・共有できるサービス
• テレワーク対応・自動バックアップ・複数人での共同作業が主なメリット
• Googleツール利用者はGoogleドライブ、Office中心ならOneDriveが連携面で便利
• 共有設定の誤りによる情報漏洩リスクに注意し、アクセス権限を適切に管理する
• まず無料プランで試してから、法人プランへの移行を検討するのがおすすめ
• 「どれを選べばいいかわからない」場合は、まず現在使っているメールやOfficeツールを確認してください。それだけで最適なサービスがほぼ決まります。

※本記事の料金・機能情報は執筆時点のものです。最新情報は各公式サイトでご確認ください。

国産・法人向けのクラウドストレージをお探しの方は、エックスサーバーが提供するXServerドライブもあわせてご確認ください。