電子帳簿保存法とは？中小企業がやるべき対応をわかりやすく解説

「電子帳簿保存法という言葉は聞いたことがあるけれど、自分の会社には何が関係するのかよくわからない」という経営者の方は多いです。この記事では、電子帳簿保存法の基本的な内容と、中小企業が実際にやるべき対応を、専門用語をできるだけ使わずに解説します。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法（正式名称：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）は、会社の帳簿や領収書などの書類を、紙ではなくデータで保存することを認める法律です。1998年に制定されましたが、2022年・2024年の改正で中小企業にも大きく関わる内容に変わりました。

一言でまとめると、「電子でやり取りした書類は、電子のまま保存しなければならない」というルールが義務化されました。これまで「とりあえず紙に印刷して保管」していた会社は、対応が必要になります。

電子帳簿保存法は大きく3つのルールに分かれています。それぞれ対象が異なるので、自社に関係するものを確認しましょう。

①電子帳簿等保存（任意）

会計ソフトで作成した総勘定元帳や仕訳帳などを、データのまま保存してよいというルールです。これは義務ではなく任意です。クラウド会計ソフトを使っている場合は、自然と対応できていることがほとんどです。

②スキャナ保存（任意）

紙で受け取った領収書や請求書を、スキャンやスマートフォン撮影でデータ化して保存できるルールです。これも任意ですが、活用すると紙の管理が大幅に減ります。

③電子取引データ保存（義務）

最も重要なルールです。メールやクラウドサービス経由で受け取った請求書・領収書などは、印刷して紙で保存することが認められなくなりました。受け取った電子データは、そのままデータで保存することが義務です。2024年1月から完全義務化されています。

多くの中小企業が見落としがちなポイント：「うちはほとんど紙のやり取りだから関係ない」と思っていても、メールで送られてくるPDFの請求書や、AmazonなどECサイトの購入明細も対象です。

※法令の詳細・最新情報は国税庁の公式サイトまたは顧問税理士にご確認ください。

Step 1：電子で受け取っている書類を洗い出す

メールで届くPDF請求書、ECサイトの購入明細、クラウドサービスからの利用明細など、電子で受け取っているすべての書類をリストアップします。これが対応の出発点です。

Step 2：保存場所とファイル名のルールを決める

「フォルダのどこに」「どんなファイル名で」保存するかを社内で統一します。国税庁が求める検索要件（取引年月日・取引先・金額で検索できること）を満たす必要があります。

Step 3：クラウド会計ソフトや専用ツールを活用する

freeeやマネーフォワードなどの主要クラウド会計ソフトは、電子帳簿保存法への対応機能をすでに搭載しています。ソフト内で受け取った書類を保存・管理できるため、別途システムを用意しなくて済む場合があります。

Step 4：社内のルールを文書化して周知する

担当者だけが対応を把握していると、担当者が変わったときに対応漏れが起きます。「電子書類はこう保存する」というルールをA4一枚でまとめ、関係者全員に共有しておきましょう。

【紙印刷の習慣】
「メールで届いた請求書はとりあえず印刷して、ファイルに綴じている」

2024年1月以降、この方法だけでは法律上の要件を満たせません。印刷は参考用にとどめ、電子データを正式な保存場所に保管する運用への切り替えが必要です。

【EC・サブスク利用】
「AmazonビジネスやAdobe、各種SaaSの利用明細は、必要なときだけサイトにログインして確認している」

これらのオンライン明細も電子取引データ保存の対象です。毎月ダウンロードして所定のフォルダに保存する習慣をつける必要があります。

【担当者任せ】
「経理の対応は担当者に丸投げしていて、何をどう保存しているか把握していない」

法令対応の責任は会社にあります。担当者に確認し、保存ルールが文書化されているかどうかをチェックすることが経営者の役割です。

電子帳簿保存法の対応に使えるクラウド会計ソフトを探している方は、比較記事もあわせてご覧ください。

※本記事の内容は執筆時点の情報をもとにしています。法令は改正される可能性があるため、最新情報は国税庁の公式サイトまたは顧問税理士にご確認ください。