この記事は電子帳簿保存法の「基礎知識編」です。
具体的な対応手順を知りたい方は【実践編】をご覧ください。
→ 電子帳簿保存法の対応手順5ステップ【実践編】
「電子帳簿保存法という言葉は聞いたことがあるけれど、自分の会社には何が関係するのかよくわからない」という経営者の方は多いです。この記事では、電子帳簿保存法の基本的な内容と、中小企業が実際にやるべき対応を、専門用語をできるだけ使わずに解説します。
電子帳簿保存法とは？
紙のやり取りが中心の会社でも、この法律の対象から外れるわけではない。ECサイトでの備品購入やクラウドサービスの利用明細のように、意識しないまま電子データで受け取っている書類がある。紙か電子かを業種で判断せず、実際に届いている書類を1つずつ確認する必要がある。
電子帳簿保存法（正式名称：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）は、会社の帳簿や領収書などの書類を、紙ではなくデータで保存することを認める法律です。1998年に制定されましたが、2022年・2024年の改正で中小企業にも大きく関わる内容に変わりました。
一言でまとめると、「電子でやり取りした書類は、電子のまま保存しなければならない」というルールが義務化されました。これまで「とりあえず紙に印刷して保管」していた会社は、対応が必要になります。
3つのルールを整理する
3つのルールのうち①②は任意で、③の電子取引データ保存だけが義務である。この区別が曖昧なまま「電子帳簿保存法に対応する」と一括りに考えると、任意の①②まで整えようとして手間が増えるか、逆に義務である③が後回しになる。まず③を確実に押さえ、①②は余力があれば検討する順番にするのが現実的である。
電子帳簿保存法は大きく3つのルールに分かれています。それぞれ対象が異なるので、自社に関係するものを確認しましょう。
①電子帳簿等保存（任意）
会計ソフトで作成した総勘定元帳や仕訳帳などを、データのまま保存してよいというルールです。これは義務ではなく任意です。クラウド会計ソフトを使っている場合は、自然と対応できていることがほとんどです。
②スキャナ保存（任意）
紙で受け取った領収書や請求書を、スキャンやスマートフォン撮影でデータ化して保存できるルールです。これも任意ですが、活用すると紙の管理が大幅に減ります。
③電子取引データ保存（義務）
最も重要なルールです。メールやクラウドサービス経由で受け取った請求書・領収書などは、印刷して紙で保存することが認められなくなりました。受け取った電子データは、そのままデータで保存することが義務です。2024年1月から完全義務化されています。
ほとんど紙のやり取りだという会社でも、メールで届くPDFの請求書やECサイトの購入明細は電子取引に当たる。対象かどうかは、書類の届き方で決まる。
義務化で何が変わったか
| 2023年12月まで | 2024年1月以降 | |
|---|---|---|
| 電子で受け取った書類 | 印刷して紙保存でもOK | 電子データで保存が義務 |
| 保存時の検索要件 | 猶予期間あり | 要件を満たす保存が必要 |
| 罰則 | 緩やか | 悪意ある違反には重加算税の可能性 |
※法令の詳細・最新情報は国税庁の公式サイトまたは顧問税理士にご確認ください。
表の中で注意したいのは保存時の検索要件である。電子データとして保存しておけばよいわけではなく、原則として取引年月日・取引先・金額で検索できる状態にしておく必要がある。フォルダに入れてはいるがファイル名がばらばらで後から探せない状態は、この要件を満たしていない可能性がある。ただし検索要件には免除の定めがあり、基準期間の売上高が5,000万円以下の場合、または出力書面を日付・取引先ごとに整理して提示・提出できる場合は、検索機能の要件そのものが不要になる（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問50）。いずれも税務調査の際に電磁的記録の提示・提出に応じられることが前提である。
中小企業がやるべき対応 4ステップ
Step 1：電子で受け取っている書類を洗い出す
メールで届くPDF請求書、ECサイトの購入明細、クラウドサービスからの利用明細など、電子で受け取っているすべての書類をリストアップします。これが対応の出発点です。
Step 2：保存場所とファイル名のルールを決める
「フォルダのどこに」「どんなファイル名で」保存するかを社内で統一します。国税庁が求める検索要件（取引年月日・取引先・金額で検索できること）を満たす必要があります。
Step 3：クラウド会計ソフトや専用ツールを活用する
freeeやマネーフォワードなどの主要クラウド会計ソフトは、電子帳簿保存法への対応機能をすでに搭載しています。ソフト内で受け取った書類を保存・管理できるため、別途システムを用意しなくて済む場合があります。
Step 4：社内のルールを文書化して周知する
担当者だけが対応を把握していると、担当者が変わったときに対応漏れが起きます。「電子書類はこう保存する」というルールをA4一枚でまとめ、関係者全員に共有しておきましょう。
4つのステップのうち、手を抜きやすいのはStep 1の洗い出しである。メールで届く請求書くらいだろうと見積もって済ませてしまうと、SaaSの利用明細、ECサイトでの備品購入、クラウドストレージ経由で受け取ったファイルなどが漏れる。経理担当者だけで洗い出すのではなく、各部署に電子で受け取っている書類がないかを確認する形で進めると漏れが減る。
こんな状況、心当たりはありませんか？
【紙印刷の習慣】
「メールで届いた請求書はとりあえず印刷して、ファイルに綴じている」
2024年1月以降、この方法だけでは法律上の要件を満たせません。印刷は参考用にとどめ、電子データを正式な保存場所に保管する運用への切り替えが必要です。
請求書を紙から電子に切り替える具体的な手順は、請求書をペーパーレス化する方法で整理しています。
【EC・サブスク利用】
「AmazonビジネスやAdobe、各種SaaSの利用明細は、必要なときだけサイトにログインして確認している」
これらのオンライン明細も電子取引データ保存の対象です。毎月ダウンロードして所定のフォルダに保存する習慣をつける必要があります。
【担当者任せ】
「経理の対応は担当者に丸投げしていて、何をどう保存しているか把握していない」
法令対応の責任は会社にあります。担当者に確認し、保存ルールが文書化されているかどうかをチェックすることが経営者の役割です。
なお保存年数は、根拠となる法律ごとに違います。労働時間や賃金台帳の側の保存年数と、管理監督者をどう扱うかは勤怠管理と法令で条文ごとに整理しました。
避けたいのは、経理担当者に任せきりで対応状況を誰も把握していない状態である。法令対応の責任は会社にあるが、作業は担当者一人に集中しやすい。保存ルールが文書化されているかを経営者や総務の責任者が年に一度確認する形にしておけば、担当者の異動や退職があっても対応が途切れない。
まとめ
- 電子帳簿保存法は「電子で受け取った書類は電子で保存する」ことを義務化した法律
- 2024年1月から完全義務化。メールのPDF請求書やEC明細も対象
- まず「電子で受け取っている書類」を洗い出し、保存ルールを決めることが第一歩
- クラウド会計ソフトを使っている場合は、対応機能があるかを製品の案内で確認する
- 詳細な要件は顧問税理士や国税庁のガイドラインを必ず確認する
電子帳簿保存法の対応に使えるクラウド会計ソフトを探している方は、比較記事もあわせてご覧ください。
※本記事の内容は執筆時点の情報をもとにしています。法令は改正される可能性があるため、最新情報は国税庁の公式サイトまたは顧問税理士にご確認ください。