勤怠管理システムとは？エクセル管理からの乗り換えメリットを解説

「勤怠管理はずっとエクセルでやってきたが、残業時間の集計ミスが続いている」「テレワーク導入で打刻管理が難しくなった」という経営者・総務担当の方に向けて、勤怠管理システムの基本とエクセル管理からの乗り換えメリットをわかりやすく解説します。

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、社員の出退勤時間・残業時間・有給休暇の取得状況などを自動で記録・集計するソフトウェアです。スマートフォンやICカードで打刻でき、クラウド型であればどこからでも管理できます。代表的なサービスとしては、KING OF TIME、ジョブカン勤怠管理、マネーフォワード クラウド勤怠などがあります。

エクセル管理との比較

導入するメリット3つ

メリット1：集計ミスと転記作業がなくなる

エクセルでの手入力は転記ミスや計算式の崩れが起きやすいです。システムであれば打刻データが自動集計されるため、月次の締め作業が大幅に短縮されます。

メリット2：労働時間の把握で法令リスクを減らせる

2019年の働き方改革関連法から、中小企業にも時間外労働の上限規制が適用されています。システムなら月の残業時間が上限に近づいた時点でアラートを出せるため、法令違反を未然に防ぎやすくなります。

メリット3：テレワーク・直行直帰にも対応できる

スマートフォンのGPS打刻や、PCへのログイン・ログアウトを打刻と連動させる機能を持つシステムもあります。オフィス以外での就業管理が課題になっている会社には特に効果的です。

把握しておきたいデメリット2つ

デメリット1：導入・運用に初期コストと手間がかかる

月額費用（1人あたり数百円〜）に加え、初期設定や社員へのレクチャーが必要です。エクセルに慣れた社員から抵抗が出るケースもあります。

デメリット2：打刻の不正リスクはゼロにはならない

「友達に打刻してもらう」いわゆる「なりすまし打刻」の問題はシステム導入後も起こりえます。GPS打刻や顔認証など、不正を防ぐ機能があるシステムを選ぶとリスクを減らせます。

こんな状況、心当たりはありませんか？

【集計の手間】
「毎月末に総務担当が丸1日かけて勤怠集計をしており、他の業務が止まってしまう」

自動集計に切り替えると、月次の締め作業が数時間から数十分に短縮されるケースがあります。

【残業管理】
「残業が多い社員がいるのは感覚的にわかるが、実際に何時間かは月末まで把握できていない」

リアルタイムで残業時間を把握できれば、月の途中で業務調整の指示を出すことができます。

まとめ

• 勤怠管理システムは打刻・集計・残業管理を自動化するツール
• エクセル管理の転記ミスや集計負荷を大幅に減らせる
• 働き方改革関連法への対応やテレワーク管理にも有効
• 月額費用は1人あたり数百円〜が目安（公式サイトで要確認）
• まず無料トライアルで自社の規模・運用に合うか確認する

どのシステムが自社に合うか迷っている方は、比較記事もあわせてご覧ください。