経理をひとりでまわす方法｜クラウド会計×自動化で負担を大幅に減らす

「経理専任の担当がおらず、社長や総務が兼務でやっている」という中小企業は少なくありません。クラウド会計と自動化の仕組みを組み合わせることで、経理の負担を大幅に減らす方法を解説します。

ひとり経理が大変な理由

経理をひとりでまわすと、次のような問題が起きがちです。

これらの多くは、手作業と紙の書類に依存していることが原因です。デジタル化と自動化で解決できる部分が多くあります。

クラウド会計（freee・マネーフォワードクラウド・弥生会計オンラインなど）を導入すると、次のような作業が自動化・効率化されます。

銀行口座やクレジットカードと連携すると、入出金データが自動で取り込まれます。手入力が大幅に減り、転記ミスもなくなります。

取り込まれたデータを、AIが過去の履歴をもとに自動で勘定科目に分類します。最初は間違いもありますが、修正を繰り返すことで精度が上がっていきます。

クラウド会計と連携した請求書サービス（または会計ソフトの請求書機能）を使うと、請求書の作成・送付・管理が一元化できます。

クラウド上のデータをリアルタイムで税理士と共有できるため、月次報告や決算準備のためのデータ整理がほぼ不要になります。

多くのクラウド会計には、スマートフォンで領収書を撮影するとデータを自動読み取り（OCR機能）してくれる機能があります。領収書を後でまとめて入力する手間がなくなります。

2024年以降、電子取引のデータは電子データで保存することが義務化されています。クラウド会計を使うと、この要件をほぼ自動で満たせます。紙で受け取った領収書も、スキャンして保存するルールを作れば対応できます。

銀行・カードの連携設定をするだけで、毎月の入力作業がほぼゼロになります。設定は一度やれば継続的に機能します。

毎月同じ内容の経費（家賃・リース料・サブスク費用など）は、自動仕分けルールを設定しておくと毎月自動で処理されます。

取引先が固定している場合、請求書の送付日・金額・送付先を事前に設定しておくことで、毎月ほぼ自動で送付できます。

自動化ツールだけでなく、体制も整えることが大切です。

税理士との役割分担を明確にする

日常の記帳・仕分けは自社で行い、月次確認・決算・申告は税理士に任せるという分担が最も効率的です。クラウド会計を使えば、税理士とのやり取りも最小限になります。

処理のルールを文書化する

「この経費はこの科目」というルールを簡単な表にまとめておくことで、担当者が変わっても同じ品質で処理できます。

月次で締め作業をルーティン化する

毎月同じ日・同じ手順で締め作業をする習慣をつけると、決算期に慌てることがなくなります。

まずはクラウド会計の無料トライアルで、銀行口座の自動連携を試してみることをお勧めします。

どのクラウド会計ソフトが自社に合うか迷っている方は、こちらの比較記事も参考にしてみてください。