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「経理専任の担当がおらず、社長や総務が兼務でやっている」という中小企業もあるかもしれません。クラウド会計と自動化の仕組みを組み合わせることで、経理の負担を大幅に減らす方法を解説します。
この記事では、経理をひとりで担う場合にどこが負担になりやすいか、どこから自動化すると効果が大きいかを整理しました。
ひとり経理が大変な理由
経理をひとりでまわすと、次のような問題が起きることがあります。
- 毎月の帳簿入力・仕分けに時間がかかる
- 領収書・請求書の整理が追いつかない
- 決算・確定申告の時期に業務が集中して他の仕事が止まる
- 担当者が休むと誰も対応できない
- 税理士への資料準備に手間がかかる
これらの多くは、手作業と紙の書類に依存していることが原因です。デジタル化と自動化で解決できる部分が多くあります。
ひとり経理で時間を取られるのは月末の締め作業で、内訳の大半は銀行明細の手入力と領収書の突き合わせである。明細の取り込みを自動化し、領収書はその場で撮影して記録する形にすると、この2つの作業時間が減る。
クラウド会計で変わること
クラウド会計（freee・マネーフォワード クラウド・弥生会計 Nextなど）を導入すると、次のような作業が自動化・効率化されます。
銀行口座・クレジットカードの自動連携
銀行口座やクレジットカードと連携すると、入出金データが自動で取り込まれます。手入力が大幅に減り、転記ミスもなくなります。
口座やカードの数が多い会社ほど、手入力が減る幅は大きくなる。ただし地方銀行や信用金庫は連携に対応していない場合があるので、自社のメインバンクが対応金融機関に入っているかを契約前に確認しておきたい。
AIによる自動仕分け
取り込まれたデータを、AIが過去の履歴をもとに自動で勘定科目に分類します。最初は間違いもありますが、修正を繰り返すことで精度が上がっていきます。
自動仕訳は過去の処理を学習する仕組みなので、使い始めは修正の手間が発生する。判定が落ち着くまでの期間は取引の件数やパターンの多さによって変わるが、最初に修正を入れておけば、同じ取引の仕訳は次回以降そのまま通るようになる。
請求書の自動作成・送付
クラウド会計と連携した請求書サービス（または会計ソフトの請求書機能）を使うと、請求書の作成・送付・管理が一元化できます。
税理士とのデータ共有
クラウド上のデータをリアルタイムで税理士と共有できるため、月次報告や決算準備のためのデータ整理がほぼ不要になります。
データをそのまま税理士と共有できるようになると、資料をまとめてメールする作業やUSBでの受け渡しがなくなる。質問にもその場で同じ画面を見ながら答えられるので、月次のやり取りも短くなる。
領収書・請求書のデジタル管理
スマホで撮影・自動読み取り
多くのクラウド会計には、スマートフォンで領収書を撮影するとデータを自動読み取り（OCR機能）してくれる機能があります。領収書を後でまとめて入力する手間がなくなります。
領収書はもらった場所で撮影してしまうのが一番楽である。月末にまとめて入力する作業が減り、外出の多い担当者がいる会社では紙を回収する手間もなくなる。
電子帳簿保存法への対応
2024年以降、電子取引のデータは電子データで保存することが義務化されています。クラウド会計を使うと、この要件をほぼ自動で満たせます。紙で受け取った領収書も、スキャンして保存するルールを作れば対応できます。
電子取引データの保存は義務だが、クラウド会計やその保存機能を使えば、日々の処理の流れの中で要件を満たしやすい。ただし満たせる要件はソフトによって違うので、何がどこまで自動で担保されるのかは確認が必要である。保存要件の中身と対応手順は電子帳簿保存法への対応手順で扱っている。
自動化で特に効果的な作業3つ
1. 入出金データの自動取込
銀行・カードの連携設定をするだけで、毎月の入力作業がほぼゼロになります。設定は一度やれば継続的に機能します。
2. 定期的な仕分けのテンプレート化
毎月同じ内容の経費（家賃・リース料・サブスク費用など）は、自動仕分けルールを設定しておくと毎月自動で処理されます。
固定費の比重が大きい会社ほど、自動仕分けルールの効き方は大きい。家賃・リース料・サブスクリプションのように毎月同じ内容の経費を一度ルール化しておけば、その分の仕分けは翌月以降手を動かさずに済む。
3. 請求書の自動送付設定
取引先が固定している場合、請求書の送付日・金額・送付先を事前に設定しておくことで、毎月ほぼ自動で送付できます。
請求書の発行と受領をまとめて電子化する手順は、請求書をペーパーレス化する方法で整理しています。
ひとり経理を支える体制づくり
自動化ツールだけでなく、体制も整えることが大切です。
税理士との役割分担を明確にする
日常の記帳・仕分けは自社で行い、月次確認・決算・申告は税理士に任せるという分担が最も効率的です。クラウド会計を使えば、税理士とのやり取りも最小限になります。
「何でも税理士に任せる」よりも、日常の記録は自社、税理士は専門判断という分担のほうが費用と品質の釣り合いが取りやすい。データを同じ画面で共有できれば、この分担は回しやすくなる。
処理のルールを文書化する
「この経費はこの科目」というルールを簡単な表にまとめておくことで、担当者が変わっても同じ品質で処理できます。
月次で締め作業をルーティン化する
毎月同じ日・同じ手順で締め作業をする習慣をつけると、決算期に慌てることがなくなります。
締め作業は手順をチェックリストにして、毎月同じ時期に片付ける形にしておく。毎月少しずつ終わらせておけば、決算期にまとめて追い込む必要がなくなる。
まとめ
- クラウド会計の銀行連携・AI自動仕分けで手入力を大幅に削減できる
- スマホ撮影による領収書管理で紙の手間が減り、電帳法対応も同時に進む
- 定期的な仕分けはルール設定で自動化でき、毎月の作業が最小限になる
- 税理士との役割分担を明確にすることで、経理にかかる時間全体を減らせる
- 処理ルールを文書化しておくと、担当者に依存しない仕組みが作れる
- まずはクラウド会計の無料トライアルで銀行口座の自動連携を試してみることをお勧めします。設定自体は難しくないことが多く、最初の一歩を踏み出せるかどうかが分かれ目になります。
どのクラウド会計ソフトが自社に合うか迷っている方は、こちらの比較記事も参考にしてみてください。
