在庫管理をデジタル化する方法｜Excel・専用クラウド・POSの3つのやり方と、費用が決まる式

在庫管理のデジタル化を「どのシステムが良いか」から考え始めると、比較表の機能の多さで選ぶことになり、入れたあとの運用で何を決めなければならないかが見えにくくなります。筆者は、在庫の数が合うかどうかは道具よりも、何を・どの単位で・誰がいつ記録するかで決まると考えています（理由は後半の「筆者の見解」の節で書きます）。

この記事では、紙やExcelでの管理から移るときの3つのやり方（表計算のまま整える／在庫管理専用のクラウドサービス／POSレジや販売管理と一体のもの）を整理し、費用がどう決まるかを公開されている料金表から式に分解します。あわせて、デジタル化・AI導入補助金2026の通常枠で在庫管理のソフトウェアを申請する場合に確認すべき規定を、事務局の公式ページと公募要領で確認した範囲で書きます。製品の優劣の評価や、他社の導入事例は扱いません。筆者の判断は「ここからは筆者の見解です」と断った節にまとめています。

道具を選ぶ前に数えておく5つのこと

次の5つは、どのやり方を選ぶかと、後述の料金表でどのプランが必要になるかに関係します。どれも社内で数えたり確認したりできるものです。

3つのやり方

表計算（Excel・スプレッドシート）のまま整える

今の表計算の管理を、品目ごとに1行、入出庫は別のシートに1件1行で記録し、在庫数は集計で出す形に作り直すやり方です。新しい製品の契約は要りません。その代わり、誰がいつ数を変えたかを残す欄や、複数の人が記録するときの決まりは、製品の機能として用意されているわけではないので、表の作り方と運用で決めることになります。どの段階でこのやり方から移るかは、後述の「筆者の見解」の節で書きます。

在庫管理専用のクラウドサービス

在庫の登録・入出庫・棚卸・発注を記録するための専用のサービスです。後述のzaicoの料金プランページでは、QRコード・バーコードを使った記録、棚卸、発注管理などがプランごとに案内されています。売上をレジや販売管理など別の仕組みで記録している場合は、それらとデータを連携させるかどうかも、前の節の「他のシステムとのつながり」として確認しておく項目です。zaicoでは、外部システムとの連携はプロフェッショナルプランの機能として案内されています。

POSレジ・販売管理と一体のもの

店舗のレジで売った分が、そのまま在庫数から差し引かれる形です。スマレジの機能ページには、無料プランを含むすべてのプランで、在庫数を登録し販売により減少する簡易的な在庫管理ができると書かれています。発注・入荷・出荷や店舗ごとの配分、棚卸の進捗管理といった機能は「小売店向け在庫管理」として、リテールビジネスプランの機能として案内されています。スマレジの料金は店舗単位でかかる形です。

費用が決まる式

料金の決まり方は製品によって型が違います。ここでは2つの型を、型ごとに分けて公開されている料金表で分解します。

プランの基本料金＋ユーザー数で決まる型（zaico）

式にすると、月額 ＝ 基本料金 ＋（フル権限で記録する人の数 − プランに含まれる人数）× 1人あたりの追加料金です。zaicoの料金プランページ（確認日 2026年10月3日）の記載は次のとおりです。

同じページには計算例として、スターターでフル権限10名なら基本料金に追加7名分を足して月19,480円（税込21,428円）と示されています。最大データ登録数はスターター・ベーシックとも「50,000件 推奨」です。

プランによってできることが変わる点にも注意が必要です。プラン別の機能表と各プランの説明では、ロットや期限の管理、発注業務の効率化、基本単位とまとめ単位の自動換算はベーシック以上、外部システムとの連携はプロフェッショナルの機能として案内されています。前の節で確認した「ロット・期限の管理の要否」と「他のシステムとのつながり」が、ここでプランの選択に関係してきます。

よくある質問には、初期費用はかからないこと、月の途中で本契約しても1か月分の料金がかかり日割りはないこと、iOS・Androidのアプリから契約するとApple・Googleの決済手数料が上乗せされるためWeb版からの契約のほうが安いことが書かれています。

店舗数で決まる型（スマレジ）

式にすると、月額 ＝ 店舗数 × プランの月額 ＋ 追加の端末・機能の料金です。スマレジの料金プランページ（確認日 2026年10月3日）の記載は次のとおりです。

このうち「小売店向けの、高度な在庫管理が可能なフル機能プラン」と案内されているのはリテールビジネスです。注記には、たとえば次の追加料金と条件が書かれています（ほかにハンディ端末やセルフレジ機能の料金などの注記もあります）。

• レジ端末は1店舗につき3台まで。追加は1台につき月1,540円（税込）。スタンダードプランは追加できない
• フードビジネスプランとリテールビジネスプランを併用する場合は、1店舗につき月22,000円（税込）
• 商品点数10万点以上、会員数10万人以上の場合は従量課金制（詳細は問い合わせ）
• 受注管理機能は受注店舗ごとに月11,000円（税込）。取引件数が月1,001件目からは1件につき33円（税込）の従量課金

たとえばリテールビジネスを3店舗で使えば、端末の追加や受注管理がなければ月46,200円（税込）です。

式から分かるとおり、ユーザー数で決まる型では記録する人が増えるほど、店舗数で決まる型では店舗が増えるほど月額が増えます。自社の「人数」と「拠点数」を先に数えておけば、見積りや問い合わせが必要なプラン・条件を除き、公開されている料金表から月額を計算できます。

補助金を使う場合：デジタル化・AI導入補助金2026（通常枠）

デジタル化・AI導入補助金2026（旧：IT導入補助金）の通常枠では、申請するITツールの要件として、事務局の公式ページに「下図の内、1種類以上の業務プロセスを保有するソフトウェアを申請すること（汎用プロセスのみは不可）」と書かれています。その図（表）では、業務プロセスのうち共通プロセスとして「顧客対応・販売支援」「決済・債権債務・資金回収管理」「供給・在庫・物流」「会計・財務・経営」「総務・人事・給与・教育訓練・法務・情シス・統合業務」の5つが挙げられています。検討している製品がどのプロセスを持つITツールとして登録されているかは、製品ごとに確認が必要です。

同じページと公募要領に書かれている補助の内容は次のとおりです。

読み方で注意したい点が4つあります。

1つ目は、製品がITツールとして事務局に登録されている必要があることです。在庫管理の機能を持つ製品であれば何でも対象になるわけではありません。事務局ポータルサイトには「ITツール検索」のページがあり、通常枠のページからリンクされています。この記事で料金を確認した2つの製品については、登録の有無を確認していません。

2つ目は下限額です。補助額が5万円以上でなければならないので、補助率1/2なら補助対象経費が10万円、2/3なら7万5千円必要になります。月額の小さいクラウドサービスでは、クラウド利用料が最大2年分まで対象になることを踏まえても、この下限に届くかを先に計算しておく必要があります。補助対象経費の数え方（税の扱いを含む）は公募要領で確認してください。

3つ目は賃上げの要件です。公募要領の「２－１－１ 申請の対象となる事業者及び申請の要件」の申請要件には、補助金申請額や過去の交付決定の有無に応じて、交付申請時点の翌事業年度以降3年間の事業計画として満たすべき賃金の要件（1人当たり給与支給総額の年平均成長率、事業場内最低賃金の水準、賃金引上げ計画を従業員に表明していること）が置かれています。保険医療機関・保険薬局など、適用外とされる事業者もあります。IT導入補助金2022からIT導入補助金2025までの間に交付決定を受けた事業者は、適用外とされる事業者を除き、150万円未満の申請でも賃上げ目標が必須要件になる点に注意が必要です。賃金の要件の具体的な水準は、申請額の区分ごとに公募要領の該当箇所で確認してください。

4つ目は、過去の交付決定や今年度の申請状況による減点です。通常枠の公募要領「３－３ 交付申請の審査」は、減点措置として次の3つを挙げています。

1. ＩＴ導入補助金２０２２からＩＴ導入補助金２０２５までの間に交付決定を受けた事業者
2. デジタル化・ＡＩ導入補助金２０２６において、インボイス枠（インボイス対応類型及び電子取引類型）で申請を行っている若しくは交付決定を受けた事業者
3. ＩＴ導入補助金２０２４又はＩＴ導入補助金２０２５において交付決定を受けたソフトウェアのプロセスと、今回導入するソフトウェアが有するプロセスが重複する事業者

1）と2）には、1）及び2）において選択されたITツールと同一の機能（会計・受発注・決済）を有するITツールを導入する場合は更なる減点を行う、という注記が付いています。3）には「なお、プロセスが完全に一致する場合、不採択とする。」という注記があります。IT導入補助金2024またはIT導入補助金2025で交付決定を受けたソフトウェアが「供給・在庫・物流」のプロセスを含んでいたなら、3）に当たらないかを確認する必要があります。審査の仕組みは補助金の事業計画が不採択になる理由を審査項目から整理したページで、制度全体の枠と申請の流れはデジタル化・AI導入補助金2026の全体像を整理したページで扱っています。

月額のほかにかかる手間と費用

紙やExcelから移るときには、品目の一覧（商品マスタ）を新しい仕組みに登録する作業が発生します。zaicoの料金プランページでは、エクセルや紙で管理していた在庫データを取り込む作業の代行（初期インポート代行）が、ベーシックプランでは有料オプション、プロフェッショナルプランでは利用できるサービスとして案内されており、スタータープランは対象に含まれていません。代行を使わない場合の登録作業の工数も、ベーシックプランで代行を頼む場合のオプション料金も、月額とは別に見込む項目です。

同じページでは、契約から6か月間、専任担当者が初期設定・データ移行・社内展開を支援するサービスも、ベーシックでは有料オプション、プロフェッショナルで利用できるものとして案内されています。

ここからは筆者の見解です

以上が公開情報から確認できることです。ここからは、IT実務の経験にもとづく筆者の見解として、つまずきやすい点と進め方の順番を書きます。

第一に、最初の一歩は製品選びではなく、品目の一覧と単位の整理だと考えています。品目の名前や型番の書き方が揃っていない状態でシステムに登録すると、同じ物が別の品目として二重に登録され、移行後に数が合わなくなるおそれがあると考えています。同じ品目を「1個」で受け入れて「1ケース」で出荷しているような場合も、どの単位で記録するかを品目ごとに決めておかないと、記録する人によって数え方が変わると考えています。この整理は表計算の上でできるので、製品を決める前に始められると考えています。

第二に、新しい仕組みに入れる最初の在庫数は、切り替えの前後に実物を数える棚卸で決めるべきだと考えています。最初の数が実物と違っていれば、その後の入出庫をどれだけ正確に記録しても差は残るので、この棚卸を導入の計画に最初から入れておくのがよいと考えています。

第三に、入出庫を「あとでまとめて入力する」運用は避けたほうがよいと考えています。入力までの間はシステム上の在庫数が実物とずれるため、その数字を見た人がシステムを確認しなくなり、紙のメモや口頭の確認に戻ってしまうおそれがあると考えています。スマートフォンやバーコードで記録できる仕組みを入れるなら、その場で記録するという運用もあわせて決めておくのがよいと考えています。

第四に、品目数が少なく、記録する人が1〜2人に限られる段階なら、表計算から始めて構わないと考えています。入出庫を1件1行で記録する形に作り直すだけでも、紙の管理より数を合わせやすくなると考えています。複数の人が同時に記録する必要が出てきた、誰がいつ数を変えたかを追いたくなった、という時点が、専用の仕組みに移る判断の目安になると考えています。その段階で移れば、品目の一覧はすでに整っているので、移行の手間は小さくなると考えています。

第五に、店舗で販売している会社は、在庫管理を単独で考えないほうがよいと考えています。レジの売上と在庫が別々の仕組みにあると、売れた分を在庫から差し引く作業が二重になり、どちらかの入力が漏れたときに数が合わなくなるおそれがあると考えています。売り場があるなら、売った分が在庫数から差し引かれるPOS一体型を先に検討する順番がよいと考えています。

第六に、補助金は製品を決めてから当てはめるものとして扱うのがよいと考えています。補助金の対象になるかどうかで製品を選ぶと、前の節で数えた人数・拠点数・必要な機能に合わないものを選ぶおそれがあると考えています。

導入前のチェックリスト

• 管理する品目の数を、型番やサイズ・色違いを分けた件数で数えたか
• 品目の名前・型番の書き方を揃え、重複がないか確認したか
• 品目ごとに、記録する単位（個・ケースなど）を決めたか
• 在庫を置いている場所・拠点の数を数えたか
• 入庫・出庫・棚卸を記録する人の数と、記録するタイミング（その場か、まとめてか）を決めたか
• ロット・使用期限の管理が必要な品目があるか確認したか（必要ならプランの選択に関係する）
• レジ・販売管理・会計など、在庫の数を受け渡している既存のシステムを書き出したか
• 検討している製品の料金の型（ユーザー数で決まるか、店舗数で決まるか）を確認し、自社の人数と拠点数で月額を計算したか
• 必要な機能（単位換算、ロット・期限、外部連携など）がどのプランで使えるかを確認したか
• 最初のデータ登録を自社で行うか、代行を頼むか決め、その費用か工数を見込んだか（代行を頼めないプランもある）
• 切り替えの前後に棚卸を行い、その数を初期値にする段取りを組んだか
• 補助金を使う場合、製品がITツールとして登録されているか確認したか
• 補助金を使う場合、補助額の下限（5万円）に届くか計算したか
• 補助金を使う場合、申請額の区分と過去の交付決定の有無から、賃上げ目標が加点項目か必須要件かを確認したか
• IT導入補助金2022〜2025で交付決定を受けている場合、減点措置1）の対象になることと、同一の機能（会計・受発注・決済）のITツールを導入する場合の更なる減点を確認したか
• IT導入補助金2024・2025で交付決定を受けたソフトウェアがある場合、今回のソフトウェアとプロセスが重複しないか（完全に一致すれば不採択）を確認したか

他のページとあわせて読む

在庫管理に限らず、どの業務から手を付けるかの順番は中小企業のDXをどこから始めるかを整理したページで、IT投資の予算の立て方はDXの予算と費用の決まり方を整理したページで扱っています。

まとめ

この記事では、在庫管理のデジタル化を、表計算のまま整える、在庫管理専用のクラウドサービスを使う、POSレジや販売管理と一体のものを使う、の3つのやり方に分けて整理しました。筆者は、どのやり方を選んでも、品目の一覧・記録する単位・記録する人とタイミングが決まっていなければ在庫の数は合わないと考えています。

費用は製品によって決まり方の型が違い、zaicoはプランの基本料金とユーザー数で、スマレジは店舗数に端末の追加や受注管理などの料金を加えて月額が決まります。自社の人数と拠点数を数えれば、見積りや問い合わせが必要なプラン・条件を除き、公開されている料金表から月額を計算できます。デジタル化・AI導入補助金2026の通常枠では「供給・在庫・物流」が共通プロセスの1つとして挙げられていますが、製品がITツールとして登録されていること、補助額の下限に届くこと、賃上げ目標が必須要件になる区分かどうか、過去の交付決定や今年度の申請状況による減点に当たらないかを、それぞれ確認する必要があります。

出典

• 料金プラン｜AI在庫管理システム(アプリ)zaico（確認日 2026-10-03）
• スマレジの料金プラン・オプション価格（確認日 2026-10-03）
• 小売店向け在庫管理｜スマレジ（確認日 2026-10-03）
• 通常枠｜デジタル化・AI導入補助金2026（確認日 2026-10-03）
• デジタル化・ＡＩ導入補助金２０２６ 公募要領（通常枠）（更新日 2026年8月28日／確認日 2026-10-03）