「クラウド会計という言葉はよく聞くけれど、今使っている会計ソフトと何が違うのだろう」と感じている経営者の方は少なくありません。この記事では、クラウド会計の基本的な仕組みから、メリット・デメリットの両面、そして自社に合うかどうかの判断基準まで、ITの専門知識がなくても分かるよう丁寧に解説します。
クラウド会計ソフトとは？
【編集部より】この3社は同じ「クラウド会計」でも性格が異なります。freee会計は簿記知識がなくても使える設計、マネーフォワードは銀行・カード連携の対応数が業界トップクラス、弥生は税理士との連携実績が長く事務所側の対応ノウハウが豊富、という違いがあります。迷ったら「顧問税理士がどれを使い慣れているか」を先に確認すると選びやすくなります。
クラウド会計ソフトとは、インターネット上で動作する会計管理のサービスです。従来の会計ソフトはパソコンにインストールして使うのが一般的でしたが、クラウド会計はインターネットに繋がった環境があれば、どこからでも利用できます。
「クラウド（Cloud）」とは、データやソフトウェアをインターネット上のサーバーで管理する仕組みのことです。メールやオンラインバンキングをイメージするとわかりやすいかもしれません。代表的なサービスとしては、freee会計、マネーフォワード クラウド会計、弥生会計 オンラインなどがあります。
従来の会計ソフトと何が違うのか
| 従来の会計ソフト | クラウド会計ソフト | |
|---|---|---|
| 利用環境 | 特定のパソコンのみ | どこからでもアクセス可 |
| データ保管 | パソコンの中 | インターネット上（自動バックアップ） |
| アップデート | 自分で行う必要あり | 自動で最新状態に保たれる |
| 銀行連携 | 手動入力が基本 | 口座と自動連携できる |
| 費用体系 | 買い切り型が多い | 月額・年額のサブスク型 |
最も大きな違いは「銀行口座との自動連携」です。クラウド会計ソフトは、登録した銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込み、仕訳の候補を提示してくれます。これにより、毎月の入力作業が大幅に減ります。
導入するメリット3つ
メリット1：経理作業の時間が短縮できる
銀行明細の自動取り込みや、レシートをスマートフォンで撮影するだけで経費入力ができる機能により、手入力の手間が大幅に減ります。経理担当者が少ない中小企業ほど、この恩恵を実感しやすいです。
メリット2：場所を選ばず経営状況を確認できる
出先や自宅からでも、スマートフォンやタブレットでリアルタイムの売上・経費状況を確認できます。顧問税理士とデータを共有する際も、ファイルのやり取りが不要になるため、コミュニケーションがスムーズになります。
メリット3：法改正への対応が自動で行われる
インボイス制度や電子帳簿保存法など、税務・会計に関わる法改正は頻繁に起こります。クラウド会計ソフトはサービス提供会社がアップデートを自動配信するため、自分でソフトを更新する手間がかかりません。
【編集部より】3つのメリットの中で、実際に導入した会社から最も反響が大きいのは「メリット1：経理作業の時間短縮」です。特に経理担当者が1人しかいない会社では、月末の残業がなくなったという声をよく聞きます。逆に「メリット3：法改正への自動対応」は、日々の業務では実感しにくいものの、インボイス制度のような大きな制度変更があったときに効果を痛感するタイプのメリットです。
把握しておきたいデメリット3つ
デメリット1：インターネットがないと使えない
クラウド型の宿命として、オフライン環境では作業ができません。通信障害やメンテナンス時間中は利用できないため、月次締めのタイミングが重なると困ることがあります。
デメリット2：ランニングコストが継続的にかかる
月額2,000〜5,000円程度（プランにより変動、公式サイトで要確認）の費用が毎月発生します。買い切り型の従来ソフトと比べると、長期間使い続けるほど総額が大きくなります。
デメリット3：乗り換え時にデータ移行の手間がかかる
既存の会計ソフトからの切り替えには、過去データの移行作業が伴います。乗り換えは期首（4月や1月）に合わせると混乱が少なく、税理士に相談しながら進めると安心です。
【編集部より】デメリット2の「ランニングコスト」について補足すると、月額2,000〜5,000円という金額だけを見ると従来ソフトの買い切り型より高く感じます。ただし、従来ソフトも数年ごとにバージョンアップ費用が発生するため、5年程度のトータルコストで比較すると大きな差にならないケースが多いです。単月の金額ではなく、乗り換え前のソフトの更新頻度と合わせて比較することをおすすめします。
こんな状況、心当たりはありませんか？
【経理の手間】
「月末になると経理担当者が残業続きで、締め作業がいつも遅れてしまう」
銀行明細の自動取り込みと仕訳の自動提案により、手入力の作業量を大幅に減らせます。 担当者1〜2名の中小企業ほど効果を実感しやすいです。
【経営判断のスピード】
「今月の売上や資金繰りを確認したいのに、経理担当者がいないと数字がわからない」
クラウド会計ならスマートフォンからリアルタイムで数字を確認できます。経営判断に必要な情報を、いつでも自分で見られるようになります。
【法改正への不安】
「インボイスや電子帳簿保存法など、制度が変わるたびに対応できているか不安になる」
法改正への対応はサービス側が自動で行います。制度変更のたびに自分でソフトを更新したり、設定を見直したりする手間がなくなります。
一方、こういった状況なら急ぐ必要はないかもしれません。
- 現在の会計ソフトに特に不満がなく、運用が安定している
- インターネット環境が不安定な拠点が中心になっている
- 税理士がすでに会計ソフトを指定していて、変更の相談が必要なケース
【編集部より】結論として、経理担当者が少ない・複数拠点がある・税理士とのやり取りが多い、という会社ほどクラウド会計への切り替え効果が大きいと感じます。逆に、経理体制が整っていて今のソフトに不満がない会社は、無理に急いで乗り換える必要はありません。
まとめ
- クラウド会計ソフトは、場所を選ばず使えるインターネット上の会計サービス
- 銀行連携による入力自動化・法改正への自動対応がおもな強み
- 一方で、オフライン不可・月額費用・乗り換えコストというデメリットもある
- 経理の手間を減らしたい・税理士との連携をスムーズにしたい会社には特に向く
- まず無料トライアルで自社の業務に合うか確認するのが最初の一歩
どのクラウド会計ソフトが自社に合うかを知りたい方は、比較記事もあわせてご覧ください。
